Saya memiliki kerabat yang punya usaha toko dengan karyawan sekitar 10 orang. Meskipun bisnis ini sudah dilakoni lebih dari 15 tahun namun tetap saja masih kesulitan meninggalkan toko barang beberapa hari. Hal ini terjadi karena operasional usaha sangat bergantung kepadanya. Baru setelah anaknya selesai kuliah & siap meneruskannya usaha maka sedikit demi sedikit bebannya semakin berkurang.

Kalau ditelaah lebih dalam sebenarnya beban yang sedikit berkurang padanya tidak menghilangkan total beban kerja yang ada, karena sebagian sudah dialihkan ke anaknya. Kalau tidak ada perubahan proses maka anaknya di masa mendatang akan gantian tidak bisa kemana-mana lagi.

Bayangkan saja kalau perusahaan dengan karyawan ratusan atau lebih masih dikelola dengan cara lama yang sentralistik ke pemilik tentunya mereka akan sangat capek & kekurangan waktu. Oleh karena itu diperlukan sistem autopilot dalam memanage perusahaan.

Konsep sistem ini sebenarnya mirip dengan autopilot yang diimplementasikan di pesawat terbang. Semisal pilot mau menerbangkan pesawat dari Jakarta ke Tokyo maka tinggal main pencet-pencet saja di tombol/ layar pengendalinya. System di pesawat akan otomatis mengkalkulasi sendiri semua paremeter yang dibutuhkan & kemudian mengontrolnya. Tidak heran pesawat memiliki dashboard dengan indikiator cukup banyak untuk membantu pilot dalam mereview perjalanan. Jika tiba-tiba informasi di dashboard ada yang menunjukkan salah satu fungsi tidak berjalan sebagai mana mestinya maka pilot dapat mengambil alih baik sebagian ataupun seluruh kontrol yang ada di pesawat.

Demikianpula di perusahaan yang sudah mengadopsi sistem autopilot ini maka operasional perusahaan akan dikendalikan oleh sistem dan bukan oleh orang lagi. Untuk mengimplementasikan sistem autopilot ini diperlukan 3 hal yang dapat dianalogikan dengan:

  • Hardware atau infrastruktur fisik seperti komputer, jaringan komunikasi, ruang meeting, dst
  • Software seperti shared values, visi, misi, strategy, KPI, management dashboard, SOP, dst
  • Orang yang akan mengoperasikan hardware & software di atas.

Hardware atau infrastruktur yang biasa dipakai untuk mengendalikan organisasi besar biasanya berpusat di War Room/ Situatiaon Room/ Control Room. Didalamnya dilengkapi dengan layar lebar yang menampilkan informasi penting organisasi & sekaligus ruang meeting untuk para Top Management. Sebagai contoh operasi penangkapan Osama Bin Laden pada tahun 2011 dimonitor langsung oleh presiden Obama di Situation Room. Demikian pula saat operasi militer di Syria, para pejabat tinggi Rusia dapat memonitor langsung di War Room mereka.

Sedangkan Software di sini dapat berupa Management Dashboard yang ditampilkan di War Room yang dapat direpresentasikan dalam beragam format sesuai preferensi Top Management seperti Balance Scorecard, Area / lokasi produksi yang dipetakan ke peta GIS, dst. Contoh-contoh software lain yang biasa ditemui di level operations adalah Policy, Business Process, SOP, forms. Fungsi dari software di atas adalah untuk mensinkronkan arah organisasi, menstandarisasi proses, kontrol organisasi, memberi feedback ke atas, alat bantu pengambilan keputusan yang lebih baik, dst.

Sedangkan pengertian “orang” di atas lebih ke perlunya pembagian fungsi kerja & tanggung jawab yang jelas terhadap Sumber Daya Manusia / Human Capital dalam menjalankan roda organisasi. Hal ini biasa terefleksikan di Struktur Organization,  sebagai contoh pembagian fungsi: Sales, Marketing, Produksi, Finance & Accounting, Audit, HRD, dan seterusnya. Setiap fungsi perlu ada pemimpin / PIC yang bertanggung jawab dalam mengelola jalannya proses di fungsi tsb. Kalau organisasi masih kecil kadang-kadang satu pemimpin masih dimungkinkan membawahi beberapa fungsi sekaligus.

Setelah memiliki sistem autopilot, aktivitas pemilik perusahaan  akan lebih banyak ke memberikan guidence arah ke depan, pengambilan keputusan strategis, menginspirasi & mentransfer nilai-nilai ke management di bawahnya. Dengan adanya kemajuan teknologi informasi & aplikasi Business Intelligence seperti saat ini maka dimanapun dia berada tetap akan bisa memonitor perusahaannya mulai yang makro sampai ke mikro.

Saya masih ingat beberapa tahun lalu ketika masih kerja di suatu perusahaan besar, jam menunjukkan pukul 10 malam & saya masih meeting di kantor. Tiba-tiba ada email dari salah satu pemilik perusahaan yang menanyakan sesuatu & di CC ke para Director. Ternyata satu pertanyaan yang mungkin dikirim sambil nonton TV telah menggerakkan sejumlah orang untuk terus bekerja hingga malam. Tidak heran ada karyawan tertentu yang mencoba memilih tidak punya Whatsapp agar tidak terjangkau dengan cepat oleh atasannya.

Sistem autopilot ternyata bukan hanya meringankan pemilik perusahaan namun juga akan lebih mengefektifkan perjalanan organisasi secara berkesinambungan.

Satu hal perlu saya tambahkan meskipun sudah ada sistem autopilot namun intensitas keterlibatan owner juga ditentukan dari maturity perusahaan itu sendiri. Jika perusahaan ini baru berdiri atau di tahapan growing yang intensitas investasi masih tinggi & belum stabil maka tentunya kehadiran pemilik perusahaan akan lebih besar dibanding yang sudah mature/ stabil bisnisnya. (-sgt-)

 

“If you want to go fast, go alone. If you want to go far, go together”

Share This