Jika seseorang ditanya bagaimana cara menyelesaikan suatu project 50 kali lebih cepat, jawabannya akan cenderung “Ditambahi saja resourcenya 50 kali lipat”. Namun apakah benar kalau ditambahi resource otomatis kecepatan akan bertambah secara linear? Untuk melipatgandakan kecepatan project tidak cukup hanya dengan menambah resources dan pengimplementasian Project Management.

Penambahan resource dari perspektif Top Management akan menimbulkan implikasi biaya, meningkatkan kompleksitas pekerjaan dan resiko bisnis. Lalu gimana cara meningkatkan kecepatan project bukan lagi linear tetapi exponensial?

Sebelum menjawab tersebut mari kita bayangkan pembangunan Tembok Besar Cina yang dibangun oleh beberapa dinasti raja. Dinasti Ming membangun sepanjang 8.850 km selama 276 tahun. Lebih dari 1 juta pekerja dikerahkan untuk pembangunan ini. Untuk mengelola resource sebanyak itu tentu tidaklah mudah. Saya yakin di jaman Dinasti Ming pasti ada bagian khusus yang ditunjuk menjadi PIC pembangunannya. Kalau ada PIC & tim yang mengelola pasti ada proses project manajemen di dalamnya meskipun masih sederhana.

Project management memang akan membantu merealisasikan suatu project dengan baik agar sesuai dengan target TQC (Time, Quality & Cost). Project management modern dimulai pada tahun 1950-an keilmuan ini sudah dilengkapi dengan sejumlah tools seperti Gant Chart dan beberapa metodologi scheduling seperti CPM (Critical Path Method) & PERT (Program Evaluation And Review Technique). Melalui tools didalamnya, kita dapat mentracking progress dari suatu project serta membandingkannya dengan budget.

Sejak tahun 1950an bisa dibilang tidak ada project besar yang tidak dibangun dengan Project Management Modern termasuk WTC Tower 1 di New York yang dibangun tahun 1968 dan selesai 1970. Pembangunan gedung berlantai 110 ini memakan waktu 2 tahun.

Coba bandingkan pembangunan Great Pyramid of Giza di Mesir 4500 tahun yang lalu butuh 10 ribu pekerja & waktu 20 tahun.  Tentunya kalau dikerjakan dengann Project Management yang baik dapat lebih cepat waktunya. Apalagi kalau dikombinasikan dengan teknologi modern seperti crane, excavator & truk pembawa blok batu dari tempat produksi ke lokasi pembangunan pasti akan jauh lebih cepat.

Meskipun demikian inovasi yang masih dibawa hingga kini sejak jaman piramid adalah pembangunan secara MODULAR. Kalau di jaman pyramid modularnya adalah blok batu yang disusun, namun di jaman sekarang bisa beraneka ragam tergantung jenis projectnya. Kalau di konstruksi gedung bertingkat ada tembok modular, sedangkan di pembuatan program ada istilah OOP (Object Oriented Programming).

Jadi menurut saya kunci penyelesaian suatu project dengan kecepatan eksponensial adalah:

  • Pengimplementasian Project Management yang baik
  • Kemampuan mengimplementasikan proses Modular
  • Penggunaan teknologi yang tepat

Sekarang kita lihat contoh-contoh project yang berhasil mengodopsi ketiga hal di atas dengan dengan baik:

Pembangunan Hotel 57 lantai selama 19 hari di Cina

Pembangunan hotel ini mencatat rekor baru di tahun 2015 untuk kecepatan konstruksi. Dari video kita bisa lihat bagaimana Project Management mengharmonisasi setiap proses secara simultan. Demikian pula penggunaan modular material di berbagai aspek. Perlu diketahui bahwa sebelum konstruksi dimulai perusahaan telah memproduksi 2736 modul, sehingga saat pengerjaan tinggal dirakit saja di lokasi. Penentuan bagian mana yang akan dimodularize & cara mendesign modul serta teknologi apa yang akan dipakai membutuhkan inovasi & kreativitas yang tentunya bukan keahlian dari seorang PMO (Project Management Officer).

 

Pembangunan hotel 57 lantai hanya dalam 19 hari

Pembangunan stasiun kereta api di Cina yang diselesaikan hanya dalam waktu 9 jam!

Konstruksi ini melibatkan 1500 pekerja dimulai jam 16:30 dan selesai pukul 3 keesokan harinya. Pada video dapat terlihat bagaimana tim dibagi menjadi 7 grup untuk menyelesaikan sejumlah pekerjaan berbeda dari penghancuran rel yang lama hingga pemindahan persimpangan rel. Pembagian komposisi tim & mesin merupakan bagian dari aktivitas di project management. Pemilihan teknologi / mesin yang hendak dipakai juga penting seperti excavator dengan ukuran yang pas, alat untuk memasang rel dengan cepat dan presisi, dst.  Sedangkann komponen modular sudah menjadi keharusan seperti rel yang dapat dipasang perblok dengan mudah.

Pembangunan stasiun kereta api dalam 9 jam

Twitter Elon Musk, 28 Feb 2018

Kalau di Amerika sendiri ada contoh bagus bagaimana Elon Musk berani bertaruh ke pemerintah Australia yaitu jika Tesla tidak mampu membangun sumber energi baterai sebesar 100 Mega Watt dalam waktu 100 hari maka biaya akan digratiskan! Ternyata project dapat diselesaikan kurang 40 hari dari due date (start 29 Sep 2017, Finish 23 Nov 2017) sehingga Tesla tetap mendapat bayaran $550 juta.

Sehingga jika pembangunan Tembok Besar Cina dibangun dengan menggunakan ketiga aspek diatas serta ditopang teknologi terkini seperti yang dimiliki Israel dalam membangun tembok perbatasan, saya yakin akan selesai kurang dari 5 tahun atau 55 kali lebih cepat. Demikian pula Piramid di Mesir akan selesai hanya dalam waktu 3 bulan atau 80 kali lebih cepat.

Aplikasi dalam pekerjaan sehari yang rutin dilakukan agar bisa lebih cepat:

  1. Buat template, contoh untuk seorang admin yg salah satu pekerjaan adalah membuat surat maka dia dapat merancang beberapa template surat berdasar kontennya sehingga ke depan tinggal ganti nama tujuan dan tanggal. Template ini bagian dari memodularize proses.
  2. Pergunakan tools yang akan membantu memanage pekerjaan lebih baik, contoh: Checklist, 80:20 Activity Plan, dst
  3. Pakai teknologi untuk mempercepat proses, contoh jika admin tersebut juga memiliki tugas untuk membuat bisnis report maka dia dapat memperdalam pengetahuan Microsoft Excel seperti Pivot Table & Macro Excel agar data yang banyak & beragam dapat diproses dengan lebih cepat & baik

Demikian tips penyelesaian project/ pekerjaan dengan cepat beserta contoh aplikasinya. (-sgt-)

Share This